Как отметил глава отдела контроля над обслуживанием, были обнаружены сотни фактов мошенничества, которые негативно повлияли на репутацию компаний в глазах потенциальных клиентов. При этом сумма убытка может варьироваться от пары тысяч до миллионов долларов. Ниже приведены реальные истории, которые проливают свет на виды бизнес-мошенничества и способы их предотвращения.
- Махинации с заработной платой.
В прошлом году компания получила нового клиента в лице строительной фирмы. Их схема выплаты заработной платы не соответствовала системе хронометража. Согласно книге производственного и финансового учета, двое рабочих и один менеджер ежемесячно работали сверх установленного плана и получали соответствующие сверхурочные, которые составляли более 80 000 долларов в год. Однако проверка их расписаний показала, что они умудрялись одновременно работать на двух объектах, которые находятся на расстоянии более 50 миль друг от друга.
Хм-м. Было достаточно и трех секунд, чтобы понять факт подлога и уволить недобросовестных сотрудников. Однако на этом финансовые резервы компании были истощены.
Для Вас, как и для меня гораздо легче думать, что такая это никогда не случиться с такими опытными и дальновидными руководителями, как мы. Тем более, что дополнительная зарплата этих парней составила лишь 4% от общего объема заработной платы за год. Но, как говориться, в темноте можно легко ускользнуть, а большинство компаний, к сожалению, не слишком ответственно относятся к ведению журнала расходов. И такая сумма может запросто затеряться, особенно если компания еженедельно выплачивает своим работникам шестизначную зарплату.
Лучший способ избежать такой ситуации – привести в порядок всю отчетную документацию, свести баланс и регулярно проверять платежки. Исследуйте каждое несоответствие до тех пор, пока не будете уверены, куда именно ушли Ваши деньги.
- Хищение во время «двойной проверки»
В одном из ресторанов работал предприимчивый бухгалтер, который за 5 лет смог украсть более полумиллиона долларов. Каждый раз, проводя проверку, она составляла два отчета – один для поставщиков, а другой для себя. К примеру, если она должны была заплатить 500 долларов страховой компании, она увеличивала эту сумму на 100 долларов и в системе бухгалтерского учета присваивала этой операции код «АСМЕ».
Владельцу бизнеса крайне трудно поймать такого мошенника с поличным. Даже если он часто просматривает финансовую отчетность, увеличенные счета не выбиваются из общего формата, поэтому не привлекают его внимания. Однако, если задаться целью, обнаружить такие махинации можно достаточно быстро. В данном случае, бухгалтер украл более 550 000 долларов, проводя от 20 до 30 «двойных проверок» в месяц, распределяя деньги сразу по нескольким статьям расходов.
Подлог был обнаружен, когда бухгалтер ушел на больничный, а ее должность занял временный сотрудник. Именно он и заметил, что банковские счета не согласованы. После этого стало очевидно, что одни и те же счета были оплачены по нескольку раз.
Будучи владельцем бизнеса, найдите ответственного бухгалтера. Лучше, если это будет человек, который может не только подписать необходимые счета и свести баланс, но и разбираться в тонкостях налоговой отчетности. Кроме того, заручитесь поддержкой стороннего специалиста, который будет регулярно проверять Вашу финансовую документацию. Делать это нужно минимум раз год, а лучше – неожиданно, в случайные моменты времени.
- Мошенничество при оформлении заказов
Одной из наших клиенток была офис-менеджер, работающий на неполной ставке. В ее обязанности входили регулярный заказ и получение всех канцелярских принадлежностей. Заработная плата составляла 10 долларов в час, что позволяло ей и работать и заниматься собственной семьей. Она была матерью-одиночкой, занималась надомным воспитанием ребенка и из-за моральных и финансовых трудностей стала чрезмерно раздражительной.
По крайней мере, в последние три года своей работы она стала практиковать перезаказ. То есть офис-менеджер намеренно заказывала у нас больше канцтоваров, чем требовалось ее компании. Затем она возвращала избыток в обмен на подарочные сертификаты или наличные деньги. Неизвестно, сколько именно было украдено, однако, по нашим оценкам, в год эта сумма составляла более 19 000 долларов.
Проще всего предотвратить такое хищение в самом начале преступной схемы. Как известно, хороший сотрудник приносит компании прибыль в десять раз больше собственной зарплаты, а плохой работник может запросто разорить компанию. В вышеописанном случае компания пыталась сэкономить на сотруднике, оформив его на полставки и сократив его медицинскую страховку на 250 долларов в месяц. Результатом этого стала нездоровая рабочая среда, в которой женщина чувствовала себя вправе что-нибудь украсть, чтобы компенсировать несправедливость.
- Кража по дружбе
Один блестящий инженер однажды нанял дочь своего лучшего друга в качестве бухгалтера. Для него она все еще оставалась милым ребенком. Она была умна, трудолюбива, и поскольку была матерью-одиночкой, нуждалась в постоянном доходе. Как оказалось, она периодически подвергалась жестокому обращению со стороны своего отца. И почувствовав, что новый босс является добрым и отзывчивым человеком, она убедила его, что ей просто необходима эта работа, чтобы выбраться из долгов. Так, в течение года эта женщина была ответственна за подписание и авторизацию всех чеков компании. Вскоре она сбежала с заработной платой и единственным паролем для счета в налоговом управлении.
В конце 2011 года работодатель и друг семьи был поражен, узнав, что все его банковские счета заморожены. А те деньги, которые он заплатил в счет личного подоходного налога и в фонд заработной платы, были украдены его бухгалтером. Всего около 439 000 долларов. Через три дня компанию пришлось закрыть. 15 человек лишились работы, а акционеры, включая отца предприимчивой девушки, потеряли все свои деньги.
Мораль сей басни такова: никогда не нанимайте сотрудников, руководствуясь мотивами дружбы, семейных обязательств или симпатии. Рассуждайте только в рамках необходимости и полезности данного человека для компании.